В современном мире информационных технологий возможно избежать каждодневного печатания сотен документов, перевода бумаги в макулатуру и лишних затрат на канцелярию.
Каждая фирма в России сталкивается с необходимостью формировать первичные документы при осуществлении своей деятельности, при этом, чем больше операций – тем больше документов. А это значит больше трат на бумагу, на чернила для печати и на другие канцелярские мелочи.
Однако, документы, составленные в электронном виде и подписанные ЭЦП, имеют такую же юридическую силу, как и документы на бумажном носителе, подписанные собственноручно. Обмен электронными документами при аналогичном результате сэкономит Вам не только деньги, но и время – время, затраченное на заведение первичных документов от контрагентов в вашу учетную систему.
Систем электронного документооборота великое множество - Диадок, Контур.EDI, DocSpace, 1С-ЭДО, но все они работают по единому принципу:
Организация формирует в своей учетной системе Документ, подписывает его ЭЦП и отправляет через оператора электронного документооборота контрагенту. Зашифрованный документ у себя в системе принимает Контрагент, и или сопоставляет с уже занесенным документом, или, копируя электронный документ, и заводит в своей системе документ «с нуля».
Получение и отправка электронных документов значительно ускоряет и упрощает процесс оформления документов, к тому же не нужно тратиться и ожидать доставки документов от контрагента.
В типовых решениях 1С уже встроен модуль, обеспечивающий обмен электронными документами, при этом вы можете использовать любую отвечающую ГОСТу ЭЦП, например ту, что используете при отправке 1С-Отчетности.
В списке контрагентов вы уже можете видеть организации, с которыми можете обмениваться электронными документами.
Приглашайте к обмену своих партнеров уже сейчас, и упростите ведение учета в своей организации наряду с сокращением издержек и ухода от бумажной волокиты!
Обратите внимание, что необходимо использовать того оператора электронного документооборота, который используется у Ваших партнеров. К сожалению, системы ЭДО не передают документы между собой.
Подробнее об 1С-ЭДО читайте здесь