Часто в организациях, где несколько сотрудников отвечают за учет в базе, может возникнуть ситуация, когда важный документ был изменен, может быть даже удален из базы вовсе.
Такое стечение обстоятельств может привести к разного рода неприятным последствиям, если из-за исправлений пострадала репутация организации перед клиентом, например сорвалась сделка под заказ и т.п., или вовсе исправления затрагивали документы, влияющие на бухгалтерский учет прошлых давно закрытых периодов.
Конечно, ввиду человеческого фактора, ваши собственные сотрудники не всегда расскажут всю правду о своих действиях в системе, по причине забывчивости или намеренному сокрытию.
Но выявить правду и возможного виновника очень важно, для предотвращения подобных ситуаций в будущем, а восстановить утраченные данные кажется верхом мечтаний.
Однако вам не требуется допытывать коллег для того, чтобы всё выяснить. В конфигурациях 1С уже всё предусмотрено, вам поможет:
1 - Журнал регистрации
2 - Версионирование данных
3 - Гибкая настройка прав пользователей и установка дат запрета редактирования данных
Журнал регистрации - очень полезный срез зафиксированных фактов всех изменений системы. В журнале регистрации по умолчанию регистрируются любые действия, производимые пользователями или системой по добавлению, изменению, удалению объектов, проведению документов и всё-всё-всё. Конечно, журнал регистрации можно ограничить, и настроить лишь на фиксацию предупреждений и системных ошибок, во избежание роста лога базы.
Если же у вас всё-таки логируются все действия, то пользуясь фильтрами Журнала регистрации вы сможете отследить факты изменения например определенного документа, и выявить пользователя, который данные изменения произвел.
Единственное, о чем нужно помнить - Журнал регистрации не покажет вам произведенные изменения. В нем хранится только информация Когда, Кто, Что делал и с Каким объектом в базе. Описания произведенных изменений в Журнале регистрации не хранится.
На этот случай вам может помочь Версионирование объектов - отдельная опция, которую можно включить и настроить на всех конфигурациях управляемых форм (Бухгалтерия 3.0, Розница 2.1 и старше, Управление торговлей 11 и другие).
Версионирование объектов в зависимости от настроек фиксирует объект при его записи или проведении (для документов). Возможности гибкой настройки версионирования позволят вам, например, сохранять версии документов "Заказ покупателя" при проведении и хранить их в течении месяца (или другого периода). Если по какой-либо причине вам понадобится вернуться к более ранней версии документа - вы сможете "откатиться" к нужной версии, т.к. Версионирование хранит составы объектов и покажет вам различия текущего состояния документа от любой другой сохраненной версии.
Еще одним помощником при учете в базе любой организации является Дата запрета изменения данных. Если вы хотите избежать ситуации, когда открытый пользователем документ будет случайно или намеренно изменен или ненароком перепроведен даже без изменений (что например в Бухгалтерии приведет к необходимости перезакрывать месяца), необходимо настроить дату запрета изменения.
Дата запрета может назначаться общая (единая на всю базу), или для пользователей в отдельности. В таком случае вы можете запретить редактирование прошлых периодов только определенным сотрудникам, единственное, что они смогут сделать с документом - открыть его на просмотр.
Будьте внимательны, берегите свои базы, и настройки программы "1С" помогут вам в этом!