Для пользователей системы "1С Управление нашей фирмой" давно реализован замечательный механизм автоматического выставления счетов и актов выполненных работ.
Рассказываем как настроить биллинг и облегчить жизнь менеджеров.
Первое, что необходимо сделать - включить возможность использования биллинга: Компания - Продажи - Биллинг и работа с регулярными услугами. Ставим галочку и продолжаем.
Важно понимать, что у клиента на регулярном обслуживании обязательно должен быть договор, в котором и будет настраиваться механизм автоматического выставления счетов.
Переходим в карточку клиента, раздел договоры. Выбираем нужный.
Отметим, что если у клиента несколько разных видов регулярных услуг с разной периодичностью, то нужно создать несколько договоров и в каждом настроить биллинг.
Разворачиваем пункт "Биллинг" и ставим галочку "Это договор обслуживания". Теперь можно настраивать тарифные планы и периодичность.
Период действия - с какой даты и, возможно вы знаете, по какую будет выставляться регулярный счет.
Периодичность - как часто: день, неделя, месяц, квартал, полгода, год - реже нельзя
Дата выставления документов. В зависимости от периодичности будут предложены разные периоды выставления счетов. Для ежедневных нет такой настройки, для еженедельных определенный день недели, для месяца - указания в какой день месяца выставлять, для квартала, полугода и года - день и месяца, в который выставлять счет.
Тарифный план - это набор номенклатуры, количества и стоимости, который надо выставлять с определенной периодичностью.
Если разным клиентам вы оказываете одинаковый набор услуг, то можно создать один тарифный план и выбрать в настройках каждого клиента.
Для создания тарифного плана указываем понятное наименование, выбираем номенклатуру и, если необходимо, характеристику, указываем количество и указываем цену. Если в договоре указан вид цен и создана необходимая установка цен, то можно оставить "По виду цен договора", если цена индивидуальная, то переключаете на "Фиксированное значение" и указываете нужную цену.
Выбираем нужный тарифный план. Если планируется автоматическая рассылка счетов - отмечаем электронную почту, куда будут уходить счета и акты.
Для примера будем выставлять ежеквартально девятого числа счета на информационные услуги. Так выглядит данная настройка.
Договор и тарифный план настроен - осталось выставить счет.
Переходим в раздел Продажи - Выставление счетов
Рассмотрим настройки в правой части окна
Колонки - информация, которая выводится для пользователя информативно.
Сформировать на дату - каким числом будут автоматически созданы документы
Отправлять по почте - документ автоматически будет отправлен указанному в настройках договора получателю
Печатать - автоматическая отправка документов на печать
В разделе акты выполненных работ - акт можно не создавать вручную - сделать это позже, или программа автоматически это сделает за вас.
Шаблон для рассылки - текстовая информация, которую получит адресат вместе с документами - настраивается отдельно.
В основном рабочем поле выбираем покупателя и ставим галочки, что будем формировать
Нажимаем "Сформировать документы". После выполнения программа отобразит, что по данному пункту все документы созданы и их можно найти ниже
Внизу рабочего окна есть подробности по договору.
Расшифровка - информация по тарифному плану, что будет использовано в счетах и актах
В счетах на оплату и актах - ссылки на созданные документы
А в почте нас уже ждут документы
Готово! Осталось настроить всех клиентов.